Audyt IFS, BRCGS, ISO lub HACCP już za kilka tygodni? Jak przygotować firmę do audytu i uniknąć kosztownych niezgodności

Czy Twoja firma w najbliższych tygodniach przechodzi audyt IFS Food, IFS Broker, BRCGS, ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001 lub kontrolę HACCP?

Jeżeli odpowiedź brzmi tak, to właśnie teraz jest najlepszy moment na przygotowanie organizacji. Wielu przedsiębiorców rozpoczyna działania dopiero kilka dni przed wizytą audytora, co często prowadzi do wykrycia licznych niezgodności, stresu pracowników oraz dodatkowych kosztów związanych z wdrażaniem działań korygujących.

Profesjonalny audyt wewnętrzny przed certyfikacją pozwala wykryć słabe punkty jeszcze przed audytem jednostki certyfikującej. Dzięki temu firma ma czas na spokojne wdrożenie zmian i zwiększenie szans na pozytywny wynik już podczas pierwszego audytu.

Dlaczego warto przygotować się do audytu wcześniej?

Każdy audyt certyfikacyjny jest oceną rzeczywistego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Audytor nie sprawdza wyłącznie dokumentów – ocenia również sposób zarządzania procesami, świadomość pracowników oraz praktyczne stosowanie wymagań norm i standardów.

Odpowiednio przygotowana organizacja:

• ogranicza ryzyko wystąpienia niezgodności,
• zwiększa szanse na uzyskanie certyfikatu podczas pierwszego audytu,
• minimalizuje koszty poprawek,
• usprawnia procesy produkcyjne,
• zwiększa bezpieczeństwo żywności,
• poprawia organizację pracy,
• buduje wiarygodność wobec klientów i sieci handlowych.

Jak wygląda profesjonalne przygotowanie do audytu?

W SZJ-Doradztwo przygotowanie przedsiębiorstwa odbywa się etapami.

1. Audyt wewnętrzny (audyt próbny)

Pierwszym krokiem jest przeprowadzenie kompleksowego audytu wewnętrznego zgodnego z wymaganiami obowiązujących norm.

Podczas audytu sprawdzamy między innymi:

• funkcjonowanie procesów,
• dokumentację systemową,
• zapisy jakościowe,
• wymagania prawne,
• nadzór nad produkcją,
• identyfikowalność produktów,
• system HACCP,
• zarządzanie ryzykiem,
• działania korygujące,
• reklamacje,
• szkolenia pracowników.

2. Weryfikacja dokumentacji

Dokumentacja jest jednym z najważniejszych elementów każdego systemu zarządzania.

Sprawdzamy między innymi:

• Księgę Jakości,
• procedury,
• instrukcje,
• formularze,
• rejestry,
• analizę zagrożeń HACCP,
• analizę ryzyka,
• plany awaryjne,
• ocenę dostawców,
• monitoring CCP i OPRP,
• audyty wewnętrzne,
• przeglądy zarządzania.

Dokumentacja powinna być nie tylko zgodna z wymaganiami normy, ale również rzeczywiście wykorzystywana przez pracowników.

3. Identyfikacja niezgodności

Każda wykryta niezgodność zostaje szczegółowo opisana.

Określamy:

• przyczynę problemu,
• ryzyko,
• wpływ na certyfikację,
• proponowane działania,
• termin wdrożenia.

Dzięki temu przedsiębiorstwo dokładnie wie, co należy poprawić przed właściwym audytem.

4. Wdrożenie działań doskonalących

Pomagamy wdrożyć wszystkie wymagane działania.

Najczęściej obejmują one:

• aktualizację procedur,
• zmianę dokumentacji,
• szkolenia personelu,
• aktualizację analizy ryzyka,
• poprawę zapisów,
• dostosowanie procesów produkcyjnych,
• przygotowanie nowych formularzy.

5. Przygotowanie pracowników

Jednym z najczęściej pomijanych elementów są pracownicy.

Podczas audytu audytor często zadaje pytania operatorom produkcji, magazynierom czy osobom odpowiedzialnym za jakość.

Przygotowujemy personel do odpowiedzi na pytania dotyczące:

• identyfikowalności,
• zasad HACCP,
• higieny,
• CCP,
• procedur,
• reklamacji,
• postępowania z wyrobem niezgodnym,
• bezpieczeństwa żywności.

Jakie systemy wdrażamy i audytujemy?

Nasze wsparcie obejmuje między innymi:

IFS Food

Przygotowanie producentów żywności do certyfikacji zgodnie z aktualnym wydaniem standardu.

Obejmuje między innymi:

• analizę ryzyka,
• Food Fraud,
• Food Defense,
• kulturę bezpieczeństwa żywności,
• wymagania GFSI,
• dokumentację,
• audyt wewnętrzny.

IFS Broker

Pomagamy brokerom oraz firmom handlowym spełnić wymagania dotyczące:

• kwalifikacji dostawców,
• identyfikowalności,
• oceny ryzyka,
• zarządzania reklamacjami,
• nadzoru nad podwykonawcami,
• bezpieczeństwa informacji.

BRCGS Food Safety

Przygotowujemy przedsiębiorstwa do wymagań standardu BRCGS obejmujących:

• kulturę jakości,
• bezpieczeństwo żywności,
• zarządzanie ryzykiem,
• audyty wewnętrzne,
• dokumentację,
• działania korygujące.

ISO 9001

Pomagamy wdrożyć i doskonalić system zarządzania jakością.

Obszary obejmują:

• analizę procesów,
• wskaźniki KPI,
• zarządzanie ryzykiem,
• cele jakościowe,
• przegląd zarządzania.

ISO 22000

Przygotowujemy firmy spożywcze do wdrożenia systemu bezpieczeństwa żywności zgodnego z wymaganiami ISO.

ISO 14001

Wsparcie w zakresie zarządzania środowiskowego, identyfikacji aspektów środowiskowych oraz zgodności z wymaganiami prawnymi.

ISO 45001

Przygotowanie organizacji do skutecznego zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy.

ISO 27001

Pomagamy przedsiębiorstwom wdrożyć system zarządzania bezpieczeństwem informacji, analizę ryzyka ICT oraz wymagania cyberbezpieczeństwa.

HACCP

Opracowujemy i aktualizujemy dokumentację HACCP zgodnie z obowiązującymi wymaganiami prawa żywnościowego.

Najczęstsze niezgodności wykrywane podczas audytów

Podczas audytów wewnętrznych najczęściej spotykamy:

• nieaktualną dokumentację,
• brak analizy ryzyka,
• niepełne zapisy,
• niewłaściwe monitorowanie CCP,
• brak szkoleń,
• nieaktualne procedury,
• niewłaściwe działania korygujące,
• brak identyfikowalności,
• niezgodności dotyczące dostawców,
• błędy w znakowaniu produktów.

Wczesne wykrycie tych problemów pozwala uniknąć niezgodności podczas właściwego audytu.

Dlaczego warto wybrać SZJ-Doradztwo?

Nasze podejście opiera się na praktyce.

Nie tworzymy dokumentacji „do segregatora”. Projektujemy rozwiązania dopasowane do sposobu działania przedsiębiorstwa.

Zapewniamy:

• indywidualne podejście,
• praktyczne doradztwo,
• szybkie wdrożenie,
• wsparcie podczas audytu,
• aktualną wiedzę dotyczącą wymagań norm,
• pomoc również po zakończeniu projektu.

Kiedy rozpocząć przygotowania?

Najlepiej minimum:

• 8–12 tygodni przed audytem certyfikującym,
• 4–6 tygodni przed audytem nadzoru,
• natychmiast po otrzymaniu terminu audytu.

Im wcześniej rozpoczniesz przygotowania, tym łatwiej będzie wyeliminować wszystkie niezgodności.

Skontaktuj się z nami

Jeżeli przed Twoją firmą znajduje się audyt IFS Food, IFS Broker, BRCGS Food Safety, HACCP lub certyfikacja ISO, pomożemy Ci przygotować organizację krok po kroku.

Przeprowadzimy audyt próbny, zweryfikujemy dokumentację, wskażemy obszary wymagające poprawy i będziemy wspierać Cię aż do dnia certyfikacji.

SZJ-Doradztwo

📞 +48 602 378 380

📧 biuro@szj-doradztwo.pl

🌐 https://www.szj-doradztwo.pl/

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Ile trwa przygotowanie do audytu IFS lub BRCGS?

W zależności od wielkości organizacji proces przygotowania trwa zazwyczaj od 2 do 12 tygodni.

Czy audyt wewnętrzny zwiększa szansę na uzyskanie certyfikatu?

Tak. Pozwala wykryć niezgodności przed wizytą jednostki certyfikującej oraz wdrożyć skuteczne działania korygujące.

Czy pomagacie podczas samego audytu?

Tak. Zapewniamy wsparcie zarówno przed audytem, jak i w dniu jego przeprowadzania oraz po zakończeniu procesu certyfikacji.

Czy przygotowujecie dokumentację HACCP i ISO od podstaw?

Tak. Opracowujemy kompletne, indywidualne systemy zarządzania dostosowane do specyfiki przedsiębiorstwa.